一个重要的商务会议的（de）成功（gōng）与否（fǒu），关键在于策划者的策划思路与方法是否（fǒu）正确，各方面细节考虑（lǜ）得（dé）是否周详，会（huì）议行程安排（pái）是否合理，譬如会议主题的构思、会议（yì）费用预（yù）算、会议场（chǎng）地的布置、会议（yì）设备的安装、参会（huì）者的（de）住宿和餐饮安（ān）排、会（huì）议业余时间的安排等等。面对会议策划（huá）时遇到的（de）诸多问题（tí），作为会议（yì）策划者的您是否已经找（zhǎo）到合适的策划思路和方法呢?到（dào）底怎么做才使这次（cì）会议达到（dào）上（shàng）级的（de）要求，实（shí）现（xiàn）会议的主题思想，闪出商务会（huì）议的亮点?凡事预则立，不预则废。会议策划即（jí）是对（duì）举办此（cǐ）次会（huì）议的一切工（gōng）作的准备。一（yī）个好的会议策划方案（àn），应该从做好（hǎo）这个会（huì）议预算计（jì）划（huá）开始。

商务（wù）会议（yì）的（de）预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括（kuò）以下几个方面：

1、会（huì）议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金通常（cháng）而言，场地的租赁已经包含（hán）某（mǒu）些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台（tái）、白板或者（zhě）黑板、油性笔（bǐ）、粉笔等，但（dàn）一些非常规设施并不涵（hán）盖在内比如投影设备、临时性的（de）装饰物（wù）、展架等，需（xū）要加装非主（zhǔ）席台发言线路（lù）时也（yě）可（kě）能需（xū）要（yào）另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用此部分费（fèi）用主（zhǔ）要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记（jì）本电脑、移动式同（tóng）声翻译系（xì）统、会场展示（shì）系统、多媒体系统（tǒng）、摄录设备等，租赁时（shí）通常需（xū）要支（zhī）付一（yī）定（dìng）的使用保（bǎo）证金（jīn），租赁（lìn）费用中包括（kuò）设（shè）备（bèi）的技术支持与维护费用。值得注意（yì）的（de）是，在租赁时应对设备的各（gè）类功效参数作出具体要求(通常可向专业的（de）会议服务公（gōng）司咨询，以（yǐ）便获得非常适宜的性价比)，否则可能影（yǐng）响会议的进行。另外，这（zhè）些会议设施由于品（pǐn）牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能（néng）相差（chà）很大。

(3)、会场布（bù）置费用如果不是特殊要求，通常（cháng）而言（yán）此（cǐ）部分费用包含在会场租赁费用中。如果（guǒ）有特殊要求，可（kě）以与专（zhuān）业的会议服（fú）务商协商。

(4)、其他支持费用（yòng）这些支持通常包括广告（gào）及（jí）印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健（jiàn）、媒介、公（gōng）共关系等。基于这些支（zhī）持均为临时性质，如果会议主办方分别（bié）寻（xún）找这些行业支持的（de）话，其成本费用可（kě）能（néng）比市场行价（jià）要高，如果（guǒ）让专业会（huì）议服（fú）务商代理，将获得价格（gé）相对（duì）比较（jiào）低廉且服务专（zhuān）业的支持。

对于这些单项服务支（zhī）持，主办方应尽可能细化（huà）各项要求，并单独签（qiān）订服（fú）务协议。

2、交通（tōng）费用

交通费用（yòng）可以细分为：

(1)、出发地至（zhì）会务地的交通（tōng）费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及（jí）目的地车站（zhàn）、机（jī）场、码头至住宿地（dì）的交通

(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包（bāo）括住宿地至会所的交通、会（huì）所到餐饮地点的（de）交通、会所到商务交际（jì）场地（dì）的交（jiāo）通、商务考察交通以及其他（tā）与（yǔ）会人员可能使（shǐ）用的预定交（jiāo）通。

(3)、欢送交（jiāo）通及返程（chéng）交通包括（kuò）航班、铁路、公路、客轮及（jí）住宿地至机场（chǎng）、车（chē）站、港口交通费用（yòng）。

3、住宿费（fèi）用

住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是（shì）住宿（xiǔ）费里面有些价格是完全价格，而（ér）有点（diǎn）是需要（yào）另外加收政府税金的。对于会（huì）议而言，住宿费（fèi）可（kě）能是主要的开（kāi）支之（zhī）一。找专业的会展（zhǎn）服务商通常能获得较好（hǎo）的折扣。

正常的（de）住宿费除与酒店星级标准、房型等因素（sù）有关外，还与客房内开放的（de）服务项目有关譬如客（kè）房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣（yī）物、互（hù）联（lián）网、水果提供（gòng）等服务是否（fǒu）开（kāi）放有（yǒu）关。会议主（zhǔ）办方（fāng）应明确酒店应当（dāng）关闭或（huò）者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费（fèi）用

会议的餐饮（yǐn）费用可以很简单，也（yě）可以（yǐ）很复杂，这取决（jué）于会议（yì）议程需要及会议目的。

通（tōng）常，如果在高星级（jí）酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方（fāng）自行外带酒（jiǔ）水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常（cháng）需要（yào）加（jiā）收（shōu）服（fú）务费（fèi）。在（zài）高星级酒店举办会议（yì）宴会，通常在基本（běn）消费水（shuǐ）准的基础上加收15%左右的服务费。

5、视听设（shè）备

除非在室外进行（háng），否则视（shì）听设备的费用通常可以忽略（luè）。如果为了公共关系效果（guǒ）而不得不在（zài）室（shì）外进行（háng），视（shì）听设备（bèi）的预算就比（bǐ）较复杂，包（bāo）括：

设备本（běn）身的租赁费用（yòng），通（tōng）常（cháng）按天计算（suàn）

设备（bèi）的运输、安（ān）装调试及控制技术人（rén）员支持费用（yòng），可让会展服务商（shāng）代理（lǐ）

音源主要是背景（jǐng）音乐及娱乐音乐（lè）选择，主办者可自带，也可委（wěi）托代理

6、杂（zá）费

杂费是指会议（yì）过（guò）程（chéng）中一些临时性安排产（chǎn）生的（de）费用，包括打印、临时运输及装卸、纪（jì）念品（pǐn）、模特（tè）与礼仪服务、临时道（dào）具（jù）、传真及其他通讯、快递服务、临（lín）时保健、翻（fān）译与向（xiàng）导（dǎo）、临时商务用车（chē）、汇兑（duì）等等。杂费的预算（suàn）很难（nán）计划，通常可（kě）以在会务费（fèi）用预（yù）算中增列不可预见费用作为机动处（chù）理。