通常而言，会（huì）议场地价格预算包括（kuò）以（yǐ）下几个方面：

　　1、交（jiāo）通费用

　　交通（tōng）费用可以细（xì）分为：

　　(1)、出发地至会务地的交通费用（yòng）包（bāo）括航班、铁路（lù）、公路、客（kè）轮（lún），以及（jí）目的（de）地车站（zhàn）、机场、码头（tóu）至住宿地的交通

　　(2)、会议（yì）期（qī）间交通费用（yòng）主要是会（huì）务地交通费用，包括住宿地至会所（suǒ）的交通、会所到餐（cān）饮地点（diǎn）的交通、会所到（dào）商（shāng）务交际（jì）场地（dì）的交通、商务考察交通以及其他与会（huì）人员可能使（shǐ）用的（de）预定交通。

　　(3)、欢送交（jiāo）通及返程交通包括航班、铁路、公路（lù）、客轮及（jí）住宿地至（zhì）机场、车站（zhàn）、港口（kǒu）交通费用（yòng）。

　　2、会议室/厅费用

　　具体可细分（fèn）为：

　　(1)、会议场地租金通常（cháng）而言，场（chǎng）地的租（zū）赁已经（jīng）包含（hán）某些常用设（shè）施，譬如（rú）激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主（zhǔ）席（xí）台、白板或者黑板、油性笔（bǐ）、粉笔（bǐ）等，但一（yī）些（xiē）非（fēi）常规设施并不涵盖（gài）在内比如投影设（shè）备、临时性的装饰（shì）物、展架等，需（xū）要加装非主席台发言线路时也可能需要（yào）另外的预算。

　　(2)、会议设施租赁（lìn）费用此部分（fèn）费用主要是租赁一些特（tè）殊设备，如投（tóu）影（yǐng）仪、笔记（jì）本电脑、移（yí）动式同声翻译系（xì）统、会场展示（shì）系统（tǒng）、多媒体系（xì）统（tǒng）、摄（shè）录（lù）设（shè）备（bèi）等（děng），租赁时通常需（xū）要支（zhī）付一（yī）定的使用保证金，租赁费（fèi）用中包括设备（bèi）的技术支持（chí）与维（wéi）护费用（yòng）。值得注意的是，在租（zū）赁时应对设备的（de）各类功效参数作出具体要求（通常（cháng）可向专业（yè）的（de）会议（yì）服务公司咨询，以（yǐ）便（biàn）获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进（jìn）行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同（tóng），租赁的价格可能（néng）相（xiàng）差（chà）很（hěn）大。

　　(3)、会场布置费用（yòng）如果不是特（tè）殊要求，通常（cháng）而言此部分费用（yòng）包含在会场租赁费（fèi）用中。如果有特（tè）殊要求，可以与专业（yè）的会议服务商协商。

　　3、住宿费用

　　住（zhù）宿（xiǔ）的费（fèi）用应（yīng）该非（fēi）常好理解值得注（zhù）意的只（zhī）是（shì）住宿费里面有些（xiē）价格是（shì）完全价格，而有点是需要另外（wài）加收（shōu）政府（fǔ）税金的。对于会议而（ér）言，住（zhù）宿费可能是主要的（de）开（kāi）支（zhī）之一（yī）。找专业的会展（zhǎn）服（fú）务商通（tōng）常能（néng）获（huò）得较好的折扣。

　　正常的住宿费（fèi）除与酒店（diàn）星（xīng）级（jí）标准（zhǔn）、房型等因（yīn）素有关外，还与客房（fáng）内开放的服务（wù）项目（mù）有关譬如客房内的长途通讯、洗（xǐ）换（huàn）、迷（mí）你吧酒水（shuǐ）、一次性换（huàn）洗衣物（wù）、互联网、水果提供等（děng）服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用（yòng）

　　会（huì）议的餐饮（yǐn）费用可以很简单，也可以很复（fù）杂，这取决（jué）于会（huì）议议程需要及会议目的。

　　(1)、早餐、午餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐（cān），费用按人数计算即（jí）可（但考（kǎo）虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预（yù）计就餐人数（shù）不（bú）得与实际就餐人（rén）数相差到15%，否则餐馆（guǎn）有理由拒绝按实际就（jiù）餐人数结算而改为按（àn）预（yù）定人数收取费（fèi）用（yòng））

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人（rén）数预算自助（zhù）餐形式，按桌（zhuō）预算围桌（zhuō）式（shì）形式。如果主办（bàn）方希望酒水消费自（zì）行（háng）采（cǎi）购而（ér）非由餐馆提供，餐馆可能（néng）会收取一定（dìng）数量的服务（wù）费（fèi）用。

　　(2)、会场茶（chá）歇（xiē）

　　此项费用基（jī）本上是按人数（shù）预算的，预算时可（kě）提（tí）出不同（tóng）时（shí）段茶歇的（de）食物、饮料组合。承办者告知的茶（chá）歇价格（gé）通常包（bāo）含服务人员费用，如果主（zhǔ）办方（fāng）需要（yào）非程（chéng）序服务，可能需要而外（wài）的（de）预（yù）算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种（zhǒng）西式基本上以（yǐ）咖啡、红茶、西式点心、水（shuǐ）果（guǒ）等为主，中（zhōng）式则以开水、绿茶或者（zhě）花茶、果茶、水果、咖（kā）啡、水果及点心为主。

　　5、视听设（shè）备（bèi）

　　除（chú）非在室外进行（háng），否则视听设备的费用通常可以忽略。如果（guǒ）为（wéi）了（le）公共关系（xì）效果（guǒ）而不得不在室外进行，视听（tīng）设备的（de）预（yù）算就（jiù）比较复杂，包括：

　　设备（bèi）本身的租赁费用，通常按（àn）天（tiān）计算

　　设备的运输、安装调试及控制技术人（rén）员支持费用，可让会（huì）展服务商代理

　　音（yīn）源主（zhǔ）要是背（bèi）景音乐及（jí）娱乐音乐选（xuǎn）择，主（zhǔ）办者可自带，也可委托代理