会议是指人们为了解决某个共同的问（wèn）题（tí）或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活（huó）动，它往往伴随着一（yī）定规模（mó）的人员流动和（hé）消费。作为会展业的（de）重要组成部分，大型会（huì）议特别是（shì）国际（jì）性会议在提（tí）升城市形象、促进市政（zhèng）建设、创造经济效益等方面（miàn）具（jù）有特殊的作（zuò）用。

　　而举办一场（chǎng）成功的（de）会议，最重（chóng）要的就是要全面的（de）传达会议精神，让（ràng）与会（huì）者（zhě）了（le）解会议的主题和宗旨，并在会后切实（shí）有（yǒu）效（xiào）的执（zhí）行工作。但是在（zài）会议场（chǎng）所选择之（zhī）中（zhōng），会议费用到底（dǐ）包（bāo）含着哪（nǎ）一些（xiē）？会议（yì）费用（yòng）的多少往（wǎng）往是决定会议场所的（de）选择大（dà）小（xiǎo）。

　　谈到如何去选择一个（gè）标准的（de）会议场所，很（hěn）多（duō）人可能会（huì）想到（dào）只要会议室大小合（hé）适，会议设施（shī）配备完善，交通便（biàn）利就大（dà）致可（kě）以了。但（dàn）是却往（wǎng）往忽略会议的费用，下面淘会场就为大家列（liè）出一个标准会议的费用到（dào）底参（cān）合哪些，让大家能够清晰明了（le）！

　　会议及（jí）展（zhǎn）览的预算（suàn）不只是一个概念，它需要（yào）实（shí）际的数据分析以及当（dāng）地（dì）经济水平来决定的（de）。通常而言，会（huì）议预算包括以下（xià）几（jǐ）个方面：

　　1、交通费用：

　　(1)、出发地至会务地（dì）的交通费用包括航班（bān）、铁路、公路、客轮，以（yǐ）及目的地（dì）车站（zhàn）、机场（chǎng）、码头至住宿地（dì）的交通。

　　(2)、会议期间（jiān）交（jiāo）通费用主要是会务地交通费用，包括住（zhù）宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所（suǒ）到商务交（jiāo）际场地的交通、商务考察交通以及其（qí）他与会人员可能（néng）使用的预（yù）定交通。

　　(3)、欢（huān）送（sòng）交通及返程（chéng）交（jiāo）通包括航班、铁路、公路、客轮及住（zhù）宿地至机场（chǎng）、车站、港口交通费用。

　　2、会议室/厅费用具体（tǐ）可（kě）细分为：

　　(1)、会议场地租（zū）金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激（jī）光指示笔（bǐ）、音响系统（tǒng）、桌椅、主席台、白板或（huò）者（zhě）黑板（bǎn）、油性笔、粉（fěn）笔等（děng），但一些（xiē）非常规设施并（bìng）不涵盖在内比如投（tóu）影设（shè）备、临时性（xìng）的装饰物、展架等，需要加装非（fēi）主席台发言线（xiàn）路时也可能需（xū）要另（lìng）外的预算。

　　(2)、会议设施租赁费用（yòng）此部分费用（yòng）主要是（shì）租赁一些特（tè）殊设备，如（rú）投影仪、笔记本电（diàn）脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体（tǐ）系统、摄录设备等，租赁（lìn）时（shí）通常需要支付一（yī）定的使用（yòng）保证金（jīn），租（zū）赁费（fèi）用中包括设备（bèi）的技术（shù）支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应（yīng）对设备的（de）各类功效（xiào）参数作出具体要求（通（tōng）常可向专业的会议服务公（gōng）司咨询，以便获得最适宜的性价比（bǐ）），否则可能影响会议的进行。另（lìng）外，这些会议设施由于品牌、产地（dì）及新（xīn）旧（jiù）不（bú）同（tóng），租（zū）赁（lìn）的价格可能相差很大。

　　(3)、会场布置费用如（rú）果不（bú）是特（tè）殊（shū）要（yào）求，通常而言此部分费用包含在会场租赁（lìn）费（fèi）用中（zhōng）。如果有特殊要（yào）求，可以与专（zhuān）业的会议（yì）服（fú）务商协商。

　　(4)、其他支（zhī）持（chí）费（fèi）用这些（xiē）支（zhī）持（chí）通常包括广（guǎng）告及印（yìn）刷、礼仪、秘书（shū）服务、运输与仓储（chǔ）、娱乐保健、媒介、公共关（guān）系（xì）等。基于（yú）这些支持均为（wéi）临（lín）时性（xìng）质，如果会议主办（bàn）方分别寻找这些（xiē）行业支持的话，其成本费用可能比市（shì）场行价要高（gāo），如果让专业会议服（fú）务商代理（lǐ），将获得价格相对比较低（dī）廉且服务专（zhuān）业的支（zhī）持。

　　3、住（zhù）宿费用：

　　值得注意的（de）只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另（lìng）外加（jiā）收政府税金（jīn）的（de）。对于会（huì）议而（ér）言，住（zhù）宿费可能是主要的（de）开支之一。找专业的会展（zhǎn）服务商通常能获得较好的折扣，比如（rú）淘会场提供的各（gè）个酒店（diàn）都有（yǒu）10%-40%的优惠折（shé）扣。

　　正常的住宿费（fèi）除与酒店（diàn）星级标准、房型等因素有关外，还（hái）与客房内（nèi）开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次（cì）性换洗衣物、互（hù）联网、水果提（tí）供等（děng）服务是否开放有（yǒu）关。会议主办方应明确酒店（diàn）应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用:

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议（yì）议程（chéng）需要（yào）及会议目的。

　　(1)、早餐通常是自助餐，当然也可以采取（qǔ）围桌（zhuō）式就餐（cān），费用按（àn）人数（shù）计算即（jí）可（但（dàn）考虑到会议就（jiù）餐（cān）的特殊性及（jí）原（yuán）材料的预备（bèi），所以预计就餐（cān）人数（shù）不得（dé）与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆（guǎn）有理由（yóu）拒（jù）绝按实际就餐人数结算（suàn）而改为按预定人数收取（qǔ）费用）

　　(2)、中餐（cān）及午餐基本属于（yú）正餐，可以采取（qǔ）人数预（yù）算自助餐（cān）形式，按桌预算围桌式形（xíng）式。如果主办方（fāng）希望酒水（shuǐ）消费自行采购而非由餐馆提供，餐（cān）馆可能会（huì）收取一定数量的服务费用。

　　(3)、酒水及服务费属于（yú）非（fēi）常规消费，如果在高星级酒店餐厅（tīng）就餐（cān），餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的（de），如果（guǒ）可以外带酒水消（xiāo）费（fèi），餐厅通常需要加收服务（wù）费。在高（gāo）星（xīng）级酒店举办（bàn）会议宴会，通常（cháng）在（zài）基本消费水准的（de）基础上加收15％左右的（de）服务（wù）费（fèi）。

　　(4)、会（huì）场茶歇此（cǐ）项费（fèi）用基本上是按人数（shù）预（yù）算的，预算时（shí）可提出不同时段茶歇的（de）食物、饮料组合。承办者（zhě）告知的茶（chá）歇价格通常（cháng）包含（hán）服务人员费用，如果主办方需要非程（chéng）序（xù）服务，可能需要而外的（de）预算。通常（cháng）情况下，茶歇的种类可（kě）分（fèn）为西（xī）式与（yǔ）中式（shì）两种西式基本上以（yǐ）咖啡、红茶、西式点心、水果等为（wéi）主（zhǔ），中式则以开水、绿茶或者（zhě）花茶、果茶、水果、咖啡（fēi）、水果及（jí）点（diǎn）心为主。

　　(5)、联谊（yì）酒（jiǔ）会（huì）/舞会事实上，联谊酒会（huì）/舞会的预算可能比单独的宴（yàn）会复杂，宴会只要（yào）设定好餐标与规模（mó），预（yù）算很容易计算。但（dàn）酒（jiǔ）会/舞会的预算设计到（dào）场地与节目支持，其预算（suàn）可能（néng）需要比较长的时间确认：

　　5、视（shì）听设备（bèi）：

　　如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设（shè）备的预算就比较复（fù）杂，包（bāo）括：

　　a、设（shè）备本身的租赁费用，通常按天计算

　　b、设备的运输、安装调试（shì）及控制技术人员支持费用，可（kě）让会展服（fú）务商代理

　　c、音源主要（yào）是背（bèi）景（jǐng）音乐及娱乐（lè）音乐选择，主办者（zhě）可（kě）自带（dài），也可委托代（dài）理（lǐ）

　　d、演员（yuán）及节目通（tōng）常可以选定（dìng）节目（mù）后按场（chǎng）次计算预算（suàn）金（jīn）额通常与（yǔ）节目表（biǎo）演难（nán）度及参（cān）与（yǔ）人数正相关。在（zài）适宜地点如果有固（gù）定的（de）演出（chū），那预算（suàn）就很简单，与观看表演（yǎn）的（de）人数（shù）正相关专场或包（bāo）场（chǎng）除（chú）外。

　　6、旅游考（kǎo）察费用：

　　（1）旅游餐费一般（bān）按照主办方的奖金预算（suàn）而定，通常（cháng）情况下以参加人数算，每个人的餐标从几（jǐ）十到（dào）几百（bǎi）元不（bú）等，以主办方举办（bàn）此次行程的目的及接待客（kè）户的社会地位（wèi）而定。

　　（2）旅游车费是从出发地（dì）到景（jǐng）点再返回（huí）出发（fā）地全程专车接送（sòng），一（yī）般情况（kuàng）下（xià）旅游大巴车都只能抵达旅游景区大门口进行停放后。转乘（chéng）景区统一（yī）客（kè）车或观光车前往景点参观浏（liú）览（lǎn），景区（qū）内的观光车票（piào）需另（lìng）行（háng）购买（mǎi）。

　　（3）旅（lǚ）游门（mén）票费依照旅游（yóu）考察（chá）的（de）行（háng）程所经过的景点、及人数而定。

　　（4）导游服务费通常一个团会配置一名导游（yóu）全程跟随讲解介绍（shào），若景区内有自备导游则由（yóu）景区内的导（dǎo）游进行主讲，随团导游为游客进（jìn）行补（bǔ）充讲（jiǎng）解。同时（shí）随团导游还要负责（zé）掉队（duì）成员（yuán）的押尾（wěi）工作（zuò）。

　　7、杂费（fèi）

　　杂费是（shì）指会展过程中一些临（lín）时性安排产（chǎn）生（shēng）的费用（yòng），包括打印、临（lín）时运输及（jí）装卸、纪念品（pǐn）、模特与礼仪服（fú）务、临（lín）时道具、传真及其（qí）他通讯、快递服（fú）务（wù）、临时保健、翻译（yì）与向导、临时商务用车（chē）、汇兑等（děng）等。杂费的预算很难计划，通常可以在会（huì）务费用预算中增列不（bú）可预（yù）见费用（yòng）作为机动处理（lǐ）。